In quali casi un lavoratore può ricevere un rimborso per le spese che ha sostenuto? Analizziamoli uno per uno
Alcune attività lavorative includono, tra i compiti da svolgere, anche eventuali interventi fuori sede e pertanto in questi casi può capitare che il lavoratore debba farsi carico di alcuni costi per raggiungere il luogo di destinazione presso il quale operare. Può trattarsi di sedi aziendali distaccate, ma anche di corsi di formazione o di aggiornamenti, di trasferte lavorative o anche di incontri con un fornitore o pranzi di lavoro con il cliente.
In tutte queste situazioni si va incontro a costi di vario tipo, dal carburante al pedaggio autostradale, dallo scontrino del ristorante alla ricevuta per il pernottamento in hotel, dai parcheggi a pagamento ai biglietti per i mezzi pubblici, fino alle spese telefoniche e a quelle per il bar. Nella maggior parte dei casi si tratta di costi che devono essere rimborsati al lavoratore. Ma come bisogna fare?
Rimborso spese, quando se ne ha diritto e come deve comportarsi l’azienda
Mettiamo caso che si tratti di una trasferta di lavoro della durata di almeno due giorni. I costi accessori legati all’attività stessa saranno molteplici e andranno dimostrati con fattura o scontrini fiscali per dare modo all’azienda di provvedere al rimborso spese che di fatto prevede la restituzione di un importo in denaro al dipendente.
Il Fisco, per quanto riguarda tassazioni e deducibilità, consente di ottenere alcuni sconti andando a scalare dal reddito oneri detraibili o deducibili. Nel primo caso li si sottrae dalle imposte, nel secondo dal reddito prima del calcolo delle tasse da versare. L’azienda dovrà valutare la tipologia di rimborso spese più consona alle proprie esigenze.
Qualora ad esempio la trasferta avvenga nel territorio comunale le spese concorreranno alla formazione del reddito di lavoro dipendente e la tassazione sarà quella ordinaria. Anche il rimborso per indennità chilometriche legato all’utilizzo del veicolo del dipendente rientrerà nel reddito. Mentre quelle relative a treno, bus e metro dovranno essere comprovate da documenti.
L’azienda dal canto suo potrà dedurre dal proprio reddito e senza alcun limite di importo tutte le spese. Per quanto riguarda gli interventi extra territorio comunale essi non vanno a formare il reddito e vi sono limiti giornalieri entro i quali non vengono tassati.
L’azienda potrà rimborsarli a piè di lista (ovvero sulla base di una nota spese compilata o firmata dal lavoratore) o in alternativa optare per un rimborso forfettario (il datore di lavoro paga una cifra da lui decisa indipendentemente dalle spese sostenute per poi dedurre tutto senza limiti) o misto (pagando vitto o alloggio con nota spese.
Il resto con somma forfettaria ridotta di un terzo o due terzi se entrambe pagate con nota spese). I rimborsi spesa che non concorrono alla formazione del reddito, infine, possono essere pagati anche in contanti come precisato in una nota dall’ispettorato nazionale del lavoro.
