Qual è in modo corretto per usare e per approcciarsi alla posta elettrica, per risparmiare tempo: consigli preziosi da seguire
Quando si parla di posta elettronica si dà per scontata la possibilità di un utilizzo errato che può comportare perdite di tempo. Sono all’incirca 940 milioni le mail che vengono quotidianamente inviate in Italia, con 58 email ricevute ogni giorno per utente, considerando gli indirizzi registrati.
Numeri in crescita anche in relazione allo smart-working. In molti casi si tratta di marketing, pubblicità, comunicazione delle aziende e così via. Vi è però anche un certo numero di messaggi di posta elettronica molto importanti in relazione all’attività di ciascuno.
Ma come difendersi da numeri così elevati? Una riflessione va fatta in merito alla gestione della Posta elettronica per non sprecare il proprio tempo. Le mail rappresentano un’innovazione magnifica e utilissima, ma possono anch’esse essere uno spreco di tempo, a propria volta. In tal senso, preziosi possono essere i dieci consigli sul tema da parte di Tim Hardford, economista, giornalista e divulgatore scientifico del Financial Times.
Come organizzare la posta elettronica risparmiando tempo: dalle notifiche alla casella libera
La gestione, al meglio della posta elettronica, in modo razionale e semplice passa anzitutto dalla disattivazione di eventuali notifiche, un po’ come una segretaria a cui si chiede di filtrare chiamate ed impegni.
In particolar modo, quelle sullo smartphone che avvisano della ricezione di una nuova mail. Moltissime app e dispositivi hanno le “impostazioni” legate alla gestione delle notifiche, così come il telefono può esser impiegato, impostando un messaggio in segreteria, cosicché chi tenti di entrare in contatto senza riuscirci potrà inviare un sms/mail.
Al contempo, ideare un archivio dell’email può essere una mossa preziosa per ottimizzare la ricerca di quelle più rilevanti o che vanno visualizzate con una certa frequenza. Nel proprio account occorre trovare la cartella “archivio” o crearla.
Il terzo consiglio si lega ad un’altra operazione importante, ovvero svuotare di frequente la casella. Il consiglio infatti è di eliminare tutti dei messaggi spesso inutili, che si potrebbero cancellare anche senza relativa lettura. Si pensi alle pubblicità, oppure newsletter dallo scarso interesse personale.
E se si tratta di un messaggio che necessità di una decisione, vi sono due strade. La risposta immediata, oppure se può aspettare, si può rimandare il tutto con l’archiviazione del messaggio in una determinata cartella apposita.
Come risparmiare tempo con le email: testo breve, gentilezza, filtri e la giusta distanza
Usare in modo corretto la posta elettronica significa anche ricorrere a testi concisi. Talvolta è preferibile tanti invii quante sono le cose da sbrigare. In qualsiasi caso, il testo delle mail dev’essere breve e intuitivo sia per coloro che scrivono che per i destinatari.
Circa il quinto consiglio, è importante l’impiego di filtri; gli account consentono il blocco dei messaggi arrivati da determinati mittenti. Chi si trovasse in tale situazione potrebbe far ricorso proprio ai filtri.
Altro aspetto importante è la gentilezza. Visto che le email non rimosse restano memorizzate, non si saprà fino in fondi chi sarò a leggerle, quindi è essere sempre gentili. L’utilità della posta elettronica non si discute, ma il mezzo può anche legarsi ad eventuali rischi.
Un approccio su cui riflettere riguarda poi la distanza dal proprio smartphone. In tanti riflettono sulla quantità di tempo che si guadagna e che si può destinare ad altre attività, quando si mette un po’ di distanza dal mondo del web, app e social.
