Vi ricordate com’era la vita prima degli pagina eventi di Facebook? Costellata di inviti scritti a mano con la richiesta RSVP e telefonate interminabili, semplici azioni che adesso sembrano appartenere alla preistoria. Il web, infatti, ha radicalmente cambiato il modo di pianificare occasioni ed eventi speciali, ed ormai quasi tutti sanno come creare un evento su Facebook. Grazie ai social network l’organizzazione e la promozione di eventi di qualsiasi genere, dalle manifestazioni di beneficenza ai grandi eventi sociali, è molto più semplice. I social media inoltre permettono di sollecitare i feedback e di prolungare la vita del vostro evento, invitando i partecipanti a connettersi alla comunità virtuale prima e dopo lo svolgimento dell’evento. Così, sia che si desideri creare rumore attorno ad un particolare evento, sia che si vogliano raggiungere determinati obiettivi per aumentare le vendite oppure attrarre i migliori oratori o partecipanti, i mezzi di comunicazione sociale come Facebook possono facilitare il processo di organizzazione e promozione di un evento.
Ecco quindi una serie di consigli utili per pianificare e pubblicizzare gli eventi tramite i social network.
Stabilite i canali correlati con l’evento
I mesi e le settimane precedenti l’evento sono momenti cruciali per quanto riguarda la promozione dello stesso. Usate tutti i canali offerti dai social media a vostra disposizione per promuovere il vostro evento ed incoraggiate le persone a condividere le informazioni sulla manifestazione in cambio di piccole ricompense, ad esempio un piccolo sconto sul biglietto d’ingresso.
Cominciate col creare una pagina evento su Facebook ed un evento hashtag su Twitter, quindi create un blog per l’evento dove potrete pubblicare tutti gli aggiornamenti al riguardo.
Dopo aver creato questi collegamenti pre-evento, vivacizzateli con un sacco di contenuti, inclusi giochi ed applicazioni per socializzare. Per un evento sociale i contenuti dovranno essere coinvolgenti, divertenti e condivisibili, mentre per un evento aziendale si possono offrire anticipazioni sugli argomenti di discussione previsti o speciali presentazioni pre-conferenza.
Offrite sconti o promozioni
Assicuratevi che tutti coloro che seguono il vostro evento su Facebook o Twitter vengano ricompensati per il loro interessamento. L’ideale sarebbe offrire ai potenziali partecipanti sconti, promozioni o premi speciali. Se si vuole aumentare la portata del passa-parola, è possibile utilizzare strumenti come Meteor Solutions per individuare i principali promotori dell’evento e quindi motivarli attivamente e premiarli per aver condiviso le informazioni sul vostro evento.
Utilizzate un servizio di registrazione sociale
Non dimenticate di utilizzare un servizio di registrazione sociale come EventBrite, che non solo rende la registrazione più agevole, ma permette a chi vi partecipa di condividere attività ed eventi con gli amici. Altre popolari piattaforme di invito sociale sono Plancast e Twtvite. La maggior parte di questi servizi sono fortemente integrati con i principali social network, e permettono l’impostazione personalizzata della privacy.
Utilizzate i siti di geo-localizzazione
I siti di geo-localizzazione permettono di impostare una pagina includendo premi come buoni sconto, offerte speciali o regali di vario genere. Questi servizi basati sulla geo-localizzazione sono facilmente integrabili con altre reti sociali come Facebook e Twitter – ad esempio, Facebook ha inserito il check-in nelle pagine degli eventi -; in questo modo si amplificherà automaticamente la pubblicità riguardo all’evento.
Date vita al vostro evento con Twitter
L’utilizzo dei mezzi di comunicazione sociale per la promozione di un evento può significare la differenza tra una manifestazione noiosa ed una in cui invece i partecipanti sono impegnati e felici di esserci, ma troppa interazione sociale durante lo svolgimento dell’evento può voler significare anche distrazione.
Per far sì che questo non accada, incoraggiate i partecipanti a postare messaggi durante l’evento stesso tramite l’apposita funzione di Twitter. L’uso attivo di Twitter durante l’evento non solo coinvolge i partecipanti in tempo reale, ma permette anche alle persone che non hanno potuto partecipare ad assistervi in modo virtuale. Il rovescio della medaglia è che questo potrebbe ritorcervisi contro in caso di messaggi negativi sull’evento, ma è risaputo che chi non risica non rosica.
Coinvolgete i non partecipanti
Non dimenticate di creare un livestream durante l’evento usando Facebook o UStream affinché anche chi non partecipa possa seguire l’evento online dal vivo. Si può anche creare un canale su YouTube e pubblicare video prima, durante e dopo l’evento. Incoraggiate i non partecipanti a porre domande sull’evento tramite Facebook o Twitter e rispondete in diretta.
Post-Mortem: prolungare la vita dell’evento
La fine dell’evento non deve coincidere con la fine della giornata in cui si è svolto. I social media possono tenere in vita quel momento per settimane e addirittura mesi, e sul vostro blog potrete postare un riassunto dei punti salienti. Inoltre si possono aggiungere link a presentazioni, insegnamenti fondamentali e documenti scaricabili. Naturalmente, sarete i primi a voler pubblicare le foto dell’evento su Facebook, Twitter e sul blog, ma potrete anche postare pensieri, idee e link agli articoli che potrebbero interessare a coloro che vi hanno partecipato. Insomma, fate tutto il possibile per mantenere viva la discussione sull’evento che si è appena svolto.
Usate il Social Media Metrics per misurare il successo dell’evento
Utilizzate i sondaggi online per chiedere ai partecipanti la loro opinione sull’evento. I sondaggi di Facebook, ad esempio, sono un modo semplice e divertente per ottenere risposte rapide ed il feedback dei partecipanti. Siate preparati anche per i riscontri negativi: se qualcuno ha un commento negativo da condividere, assicuratevi di rispondere in modo onesto e dategli la giusta attenzione, tenendo presenti le critiche per migliorare l’organizzazione del prossimo evento. Se necessario, impostate gli avvisi di Google per tempo, e se i risultati sono positivi non siate timidi nel pubblicizzare la reale portata dell’evento che avete organizzato. Se volete potete prendere spunto anche dalla top ten 2010 degli eventi più importanti su Twitter.
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