Come scrivere una mail: ecco alcuni consigli

Molto spesso chi usa quotidianamente i messaggi di posta elettronica, per lavoro o per necessità, non sa precisamente come scrivere una mail e può capitare che il messaggio inviato non sia letto da chi lo riceve. Già, perchè chi invia molte email, oltre a dover rispettare le regole base di un messaggio di posta elettronica, corre il rischio che i propri messaggi vengano del tutto ignorati dal destinatario, per diversi motivi. Fortunatamente, esistono alcuni trucchi per comporre le mail che ci garantiscono che i messaggi che invieremo vengano letti dal destinatario. Scopriamo insieme, quindi, come scrivere una email.

I motivi per i quali un nostro messaggio di posta elettronica possa venir ignorato sono tra i più disparati: una mail può essere considerata spam da parte del server del destinatario, oppure può non interessare, per pigrizia o per eccessiva lunghezza, alla persona che dovrebbe leggerlo. Vediamo come scrivere una mail e soprattutto quali accorgimenti possiamo utilizzare per essere certi (o quasi) di far leggere le mail che inviamo.

Concretezza del testo

La regola fondamentale è sempre la stessa:scrivere in modo breve e conciso. Siamo tutti impegnati a svolgere molte attività in poco tempo e pertanto un messaggio di posta elettronica dev’essere composto in maniera tale da poter essere letto, con chiarezza, in breve tempo. State pur sicuri che, sebbene vogliate essere puntigliosi e precisi e avete necessità di scrivere email molto lunghe, la gran parte di esse verrà probabilmente scartata o comunque letta con superficialità dal destinatario: lo strumento di posta elettronica, infatti, nasce per essere immediato e rapido.

Ottimizzazione del campo oggetto

Può essere utile, poi, ottimizzare il campo oggetto per fare una breve e chiara descrizione del contenuto della mail, per facilitarne la lettura e la comunicazione. Dunque, utilizzate sempre un oggetto che sia sintetico e chiaro. La prima cosa che salta all’attenzione, quando si riceve una nuovo messaggio di posta elettronica, infatti, è sicuramente l’oggetto. Ottimizzare questo campo rendendolo chiaro e riassuntivo del contenuto della email, dunque, aiuterà certamente a comprendere con più facilità il contenuto del messaggio stesso.

A chi rivolgersi?

Occorre, poi, rivolgersi, nella composizione del messaggio, direttamente al destinatario, per tenerne viva l’attenzione e trattare un singolo argomento per email, così da non creare confusione. Creare email vaghe, con riferimenti ambigui o poco chiari sicuramente renderà la lettura del messaggio da parte del destinatario più difficile e meno comprensibile.

Usare i toni giusti

Bisogna, in aggiunta, fare molta attenzione ai toni che vengono usati: cercare di essere sempre diretti permette di evitare che il nostro destinatario possa annoiarsi nella lettura della nostra email. Essere vaghi, non diretti e confusionari, infatti, favorirà l’inserimento della vostra email nel cestino e, dunque, ne penalizzerà notevolmente la comprensione.

Scegliere i destinatari giusti

Evitare di inserire troppi destinatari in copia, poiché servirebbe solo a creare confusione all’interno del messaggio. Inviate le email, quindi, solo ai destinatari strettamente necessari evitando, possibilmente, di usare la funzionalità Rispondi a tutti. In questo modo chiunque riceverà l’email avrà ben chiaro il quadro della situazione e saprà chi altro avrà letto quel messaggio e, eventualmente, risponderà di conseguenza.

Evitare errori di battitura

E’ importante, inoltre, se non fondamentale, fare molta attenzione ad evitare errori di battitura che possono creare ambiguità e incomprensioni nel lettore. Scrivere male, sia in italiano che in inglese, infatti, può cambiare l’interpretazione che il lettore dà ad alcune frasi o alcune parole, cambiando, in alcuni casi, il senso intero del messaggio. Cercate anche di utilizzare una corretta punteggiatura che, in genere, migliora notevolmente la comprensibilità del testo scritto.

Evitare i toni accesi

Evitare di litigare via mail poiché così facendo potreste creare imbarazzo in chi vi legge. Bisogna tenere sempre presente che nelle mail scritte risulta difficile comprendere i toni di una discussione e, quindi, il destinatario potrebbe interpretare male delle vostre frasi o affermazioni. Fate sempre attenzione, dunque, ad essere diplomatici e calmi, evitando di affrontare questioni delicate via email.

Fare attenzione a ciò che si scrive

Ricordate sempre che alcune mail, come ad esempio le mail di lavoro, non sono mai private e, quindi, fate sempre molta attenzione a ciò che scrivete nei vostri messaggi di posta elettronica, poiché potrebbero essere lette da terzi. E’ molto importante, quindi, attenersi specificamente a questioni lavorative o professionali in questo caso, evitando questioni strettamente personali.

Sfoltire la conversazione

Cercate sempre di tagliare, soprattutto nei threads (i cosiddetti botta e risposta) i messaggi in eccesso, sfoltendo ogni tanto la conversazione. Questa operazione, infatti, permetterà di aumentare notevolmente la leggibilità del testo, permettendovi di scrivere una mail di presentazione o di colloquio perfetta. In questo caso, infatti, il destinatario non si ritroverà davanti decine e decine di citazioni da cui dovrà, sicuramente con difficoltà, recuperare l’ordine della discussione.

Fare attenzione ai dati personali

Sarebbe opportuno infine rimuovere tutti i propri recapiti telefonici nel caso facciate uso di mailing di grosse dimensioni. In questi casi partecipano alle conversazioni decine di persone sconosciute, di cui non conoscete nè identità, nè intenzioni.

Insomma, i trucchi da utilizzare per scrivere una mail efficace sono pochi e semplici, ma vi garantiamo che vi risulteranno davvero utili e saranno efficaci nel loro scopo. Provare per credere.