Come gestire il sovraccarico di e-mail, ecco alcuni consigli utili

Tutti possiedono almeno una casella email e in molti si domandano come gestire il sovraccarico di posta elettronica. Le persone passano molto tempo a controllare la posta elettronica nonostante non sempre sia necessario. La maggior parte delle persone la utilizzano per lavoro, ma c’è anche chi ha un indirizzo di posta privato e nonostante spesso non sia di importanza fondamentale la gente passa molto tempo a controllare di continuo la posta. Ecco allora alcuni consigli per ottimizzare il sovraccarico di mail con delle tecniche proposte da Ari Meisel co-fondatore di Less Doing.

Ottimizzare le email

Per ottimizzare la mail si può provare a utilizzare un servizio chiamato Unsubscribe.com che utilizzando un plugin di Gmail o semplicemente inviando una mail a mail@unsubscribe.com aiuta a essere rimossi da mailing list, e-mail promozionali etc. Un altro modo per ottimizzare la posta elettronica è iscriversi a dei siti di aggregazione come FriendFeed, Dealery o Google Alert. In questo modo, non ci sarà bisogno di iscriversi individualmente a ogni sito ma si riceverà direttamente sulla email un messaggio unico con tutte le migliori occasioni commerciali o con le attività giornaliere dei social media. Per organizzare meglio la posta elettronica si può anche usare OtherInbox un servizio che si integra con Gmail e organizza i messaggi in cartelle automaticamente. Il servizio, creerà ad esempio cartelle come Shopping e nel giro di pochi giorni vedrete ridursi le mail in modo drastico. Come ulteriore vantaggio, OtherInbox ha un proprio servizio per annullare l’iscrizione allo stesso e in ultimo riesce a riconoscere automaticamente i numeri di ricerca in una email.

Un altro modo per ottimizzare la posta elettronica è utilizzare i filtri che quasi tutti i servizi di posta hanno oppure inserire le informazioni utili sulla propria firma. Per ottimizzare la posta elettronica si può anche usare il servizio WiseStamp per generare delle piccole icone con link a Facebook, Twitter, LinkedIn e blog vari. Volendo potete aggiungere un link a Tungle nella firma che permette alle persone di accedere a una specie di calendario sincronizzato con tutti gli appuntamenti che abbiamo.

Se avete la necessità di ricevere mail urgenti, potete utilizzare AwayFind un servizio che crea una pagina dei contatti di emergenza e instrada i messaggi a voi. Questo servizio è utile se controllate la posta una volta al giorno. Infine con il servizio Check out The Game-mail potete aggiungere delle dinamiche di gioco all’elaborazione della posta elettronica. Quando ricevete una email potete decidere se rispondere subito, farlo dopo o cancellare l’email. A seconda di cosa fate otterrete dei punti.

Gestire e automatizzare la posta elettronica

Per tenere traccia delle mail in scadenza all’interno della casella di posta elettronica, potete usare FollowUp.cc; quando si invia una e-mail, è possibile impostare un promemoria tramite email per qualsiasi periodo di tempo. Per esempio, se si scrive una e-mail ad un potenziale cliente, si può scegliere di impostare ‘3days@followup.cc.’ Tre giorni dopo, se tale cliente non ha risposto, si otterrà un promemoria via email. Un altro modo per gestire la posta elettronicaè utilizzare un pulgin di Gmail che si chiama Canned Responses. Il plugin permette di creare modelli di posta elettronica. Per esempio, se si verificano frequenti richieste di informazioni sui prodotti, è possibile creare un modello di e-mail con tutte le informazioni. Si possono anche impostare dei filtri e delle risposte automatiche per determinate parole chiave e ridurre la mole di lavoro.

Un altro ottimo plugin è Boomerang. Tra le altre cose, questo strumento permette di ritardare l’invio di email in un momento successivo. Infine per gestire le email si può usare autoresponder uno strumento che funziona come risposta automatica e permette di trovare le informazioni desiderate.

Usare risorse esterne per l’email

Uno strumento utile per rendere più umani i messaggi di posta elettronica è FancyHands, un assistente virtuale che fa tutto in automatico. Basta inviare una e-mail con una riga di istruzioni, poi il servizio chiama le persone per richiedere informazioni e organizza i file in base all’utilità. Un buon modo per far lavorare la tecnologia al posto nostro.

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